En muchas administraciones ya existen ideas concretas sobre dónde podría ayudar la inteligencia artificial. Un servicio quiere reducir el tiempo dedicado a revisar documentos; otro necesita localizar antecedentes con mayor rapidez; un tercero busca preparar informes, clasificar solicitudes o responder consultas repetitivas. La utilidad parece evidente hasta que aparece la pregunta que determina si la iniciativa avanzará: ¿cómo convertir esa idea en un proyecto que pueda aprobarse, probarse, contratarse y mantenerse?
Entre detectar una necesidad y poner en funcionamiento una solución existe un trabajo de definición que suele subestimarse. El área responsable conoce el problema, pero puede tener dificultades para expresarlo como requisito tecnológico. Los equipos de sistemas conocen la infraestructura, aunque necesitan comprender el procedimiento real. Contratación requiere prestaciones y entregables verificables. Las áreas jurídica, de seguridad y de protección de datos deben saber qué información se utilizará y qué decisiones seguirán bajo responsabilidad humana.
Una necesidad no es todavía un caso de uso
Decir que una unidad quiere “automatizar expedientes” o “utilizar IA para preparar informes” no basta. El primer paso consiste en describir cómo se realiza actualmente el trabajo: qué inicia la tarea, qué documentos intervienen, quién los consulta, qué comprobaciones se efectúan, qué excepciones aparecen y cuál debe ser el resultado final.
Este análisis permite localizar dónde se concentra realmente el esfuerzo. A veces el problema no está en redactar un informe, sino en encontrar la versión correcta de cada documento. En otros casos, el retraso procede de comparar requisitos, completar información que llega en formatos diferentes o coordinar varias unidades. La solución cambia cuando se comprende la causa real de la carga de trabajo.
También es necesario separar las tareas que pueden recibir apoyo de la inteligencia artificial de aquellas que exigen criterio profesional. Un sistema puede localizar antecedentes, extraer campos, comparar documentos, señalar diferencias o preparar un borrador. Eso no significa que deba interpretar por sí solo una norma dudosa, decidir sobre un derecho o aprobar una resolución. Establecer esa frontera protege el procedimiento y evita diseñar una automatización alrededor de una expectativa imposible.
El proyecto debe definirse antes de elegir la herramienta
Una vez acotado el proceso, todavía no ha llegado el momento de elegir el modelo de inteligencia artificial. Antes hay que identificar qué fuentes necesita, dónde se encuentran, quién puede consultarlas y con qué calidad están disponibles. Un asistente documental no ofrecerá resultados fiables si los expedientes están dispersos, carecen de metadatos o contienen versiones contradictorias.
En ocasiones, el primer proyecto no debe consistir en incorporar una IA, sino en ordenar la información, revisar permisos o mejorar la forma en que se registran los documentos. Un modelo más potente no corrige una fuente incompleta ni resuelve por sí solo la falta de criterios compartidos.
Después debe comprobarse el encaje con la arquitectura corporativa. Algunas administraciones disponen de plataformas comunes; otras dependen de servicios tecnológicos centralizados o todavía no cuentan con una infraestructura específica para inteligencia artificial. Una solución puede requerir integraciones, autorización tecnológica, evaluación de seguridad o coordinación con la estrategia de datos. Estas condiciones no son obstáculos externos: forman parte del propio proyecto.
La contratación debe traducir todo ese diseño en obligaciones comprensibles. El expediente tendría que indicar qué proceso se pretende mejorar, qué fuentes podrán utilizarse, qué entregables se esperan, cómo se comprobará su funcionamiento y qué apoyo recibirá el equipo. También debe distinguir entre prototipo, piloto e implantación. Un prototipo demuestra una capacidad sobre una muestra; un piloto la prueba en un entorno controlado; una implantación incorpora integraciones, soporte, continuidad y responsabilidades operativas.
Probar para decidir, no para confirmar una idea previa
El primer desarrollo no debería intentar abarcar todo el procedimiento. Resulta más útil seleccionar una parte representativa, utilizar documentación autorizada y comparar los resultados con el método habitual. La prueba debe responder preguntas concretas: cuánto tiempo puede recuperarse, qué errores aparecen, qué correcciones son necesarias, si las fuentes son trazables y si el personal responsable puede comprender y revisar el resultado.
Esta evidencia permite decidir si merece la pena avanzar y ayuda a preparar mejor una futura contratación. La Administración deja de solicitar una “solución de IA” abstracta y puede exigir una capacidad comprobable, unos niveles de calidad, un sistema de trazabilidad y un procedimiento de supervisión. Incluso una prueba que no alcance el resultado esperado aporta conocimiento si demuestra que la información disponible es insuficiente, que el proceso debe simplificarse primero o que la inversión no está justificada.
El equipo que utilizará la solución debe participar durante todo el recorrido. Quienes trabajan diariamente con el procedimiento conocen las excepciones, los errores frecuentes y las consecuencias de una respuesta incorrecta. Su intervención permite corregir supuestos y favorece la transferencia. El objetivo no debería ser crear una dependencia indefinida del proveedor, sino dejar documentación, criterios y capacidades para que la organización pueda gobernar la solución.
Grupo ICC trabaja precisamente en ese espacio de conexión entre necesidad operativa, datos, tecnología y resultados. La consultoría estratégica aporta valor cuando ayuda a transformar un problema reconocido por los equipos en una hoja de ruta proporcionada, un primer caso verificable y unas condiciones claras para avanzar. La inteligencia artificial no llega a la Administración porque una demostración resulte sorprendente. Llega cuando el proyecto explica qué mejora, cómo se integra, quién lo supervisa y qué evidencias permitirán comprobar que funciona.